L’Assistente d’Ufficio

  • 2 anni fa
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Si dice che dietro ad ogni grande uomo ci sia sempre una grande donna. Generalmente si riferisce alla compagna di vita, ma certamente vale anche a livello professionale, perchè se hai la fortuna di avere al tuo fianco una persona di fiducia che ti assiste e ti aiuta nella gestione della tua frenetica vita da imprenditore, sicuramente avrai unorganizzazione più efficiente e una gestione più agevole.
Questa persona
è lAssistente dUfficio.

Ma qual è il ruolo principale di unassistente dufficio in unagenzia immobiliare?

Il ruolo dellassistente dufficio è piuttosto articolato e molteplici sono le attività che dipendono da lei, a seconda  della struttura dellagenzia e dal numero di consulenti che ospita.?Laspetto principale è sicuramente quello di agevolare la comunicazione tra i diversi livelli dellorganizzazione: dal broker titolare ai consulenti, alla casa madre, ai professionisti che gravitano intorno allagenzia e, naturalmente, ai clienti.

La delega delle attività è fondamentale.

Limprenditore, ad un certo punto del suo percorso, deve necessariamente delegare alcune attività se non vuole rischiare di esserne sommerso e travolto. Pertanto ti suggerisco di fare un elenco delle diverse attività e ordinarle per priorità, capendo quali di queste sono delegabili alla tua Assistente di Ufficio (oltre naturalmente alle altre figure presenti in agenzia).
Sicuramente tra le attivit
à ce ne sono alcune più di altre che assolutamente dovrebbero essere di competenza della vostra assistente dufficio (almeno in parte). 

  • La Gestione Amministrativa 
    Oltre agli aspetti strettamente legati alla contabilit
    à e quindi gestione dei pagamenti, fatture, dichiarazioni, ecc.., a livello amministrativo, si occupa della gestione dei fornitori, dei clienti, dei consulenti e tutto ciò che ne consegue.  Gestisce le pratiche in entrata e uscita, controlla e verifica tutta la documentazione necessaria, oltre alla corretta archiviazione.  È la persona che controlla che tutte le procedure vengano rispettate, redige il manuale operativo di agenzia, monitora le agende, coordina il calendario formativo di tutti i componenti dellagenzia.
  • La Gestione Commerciale 
    Supporta il broker titolare nel monitoraggio dei risultati commerciali. Ovvero prepara i rendiconti mensili di tutti i consulenti immobiliari monitorando gli obiettivi e predisponendo dei report da dare al broker prima di ogni riunione.? Fissa gli appuntamenti in collaborazione e rileva e smista le telefonate da parte dei clienti. Organizza gli appuntamenti di reclutamento e svolge attivit
    à di follow up adeguato. Aiuta  nellorganizzazione degli eventi di agenzia. Naturalmente gestisce lagenda del broker, esegue lanalisi dei dati e prepara la reportistica.


Cura anche agli aspetti di pura accoglienza e di gestione del front office.
Questa figura professionale, pu
ò essere delegata a molte altre attività a seconda delle caratteristiche personali e dellesperienza maturata.
A livello personale, sicuramente deve essere una persona che rispecchi l
immagine dellagenzia e dello stile del broker, deve sposare la visione e deve essere un esempio ed una guida per i consulenti di serietà, responsabilità e discrezione.


Pensi ancora che sia possibile fare a meno di una valida assistente nella tua agenzia immobiliare?

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